総合管理レベルの向上に寄与する
マンション管理システム

『CoMS』はマンション管理システムの提供にとどまらず、 仕事の進め方についても明確なビジョンを提示致します。 資料請求・お問合せはこちら

『CoMS(コムズ)』の製品概要

レックアイのマンション管理システム「CoMSシリーズ」概念図

「CoMS(コムズ)」は、マンション管理組合情報や建物情報を一元的に管理する「CoMS-D」と、総会・理事会の議案・議事録の自動作成や組合からの宿題を一元的に管理する「CoMS-J」、マンションの点検や清掃の定期作業のスケジュールや実行管理、請求支払管理を体系的に支援する「CoMS-S」、計画修繕(長期修繕計画)・小修繕工事の売上・原価・利益管理、修繕積立金資金シミュレーション、工事工程の詳細履歴を管理する「CoMS-K」を一体化させたマンション管理業務支援システムです。

『CoMS』でできること

『CoMS』はマンション管理業務のお悩みにお応えします

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進捗のコントロール

「CoMS」のシステムは「仕事をガイドする」ことを目的として、上図のようなカレンダー形式の操作画面を採用しています。 「CoMS」のシステムにログインすると、ユーザーの部署・役職を識別し、個別の作業予定と作業内容をカレンダーに分かりやすく表示します。 作業に遅れが生じた場合にも一覧に表示され、さらに上長にメールでアラート通知を送信します。

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仕事の管理

「CoMS」の表示に従って仕事を進めていけば、適正化法に違反・遅延することがなく、その状況を常に上長、監査部署がモニターすることができます。 実行結果は一覧として「CoMS」から出力できるので、チェックが確実で容易になります。 管理委託契約下にある施設管理業務については、協力会社との関係を密にして漏れなく実行し、迅速に結果を報告します。 マンション理事会での課題や施設点検での指摘事項は、個別に「案件」として解決するまで進捗を管理します。もちろん一覧としてモニターもできます。

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ノウハウの共有

理事会や総会議案書として提出した資料はすべてシステムで保管することができます。 保管した資料はその後「参考図書」として、自由に閲覧することができるので、共通ノウハウとして社員で共有できます。 同じような文書作成や書き写しの仕事、書類を探す手間を省くことで作業時間を大幅に短縮します。 これは管理会社の肝となる「ナレッジ」として成長することを意図しています。

機能紹介

現場の声を採り入れた豊富な機能が備わっています。

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CoMS-J
(マンション事務管理)

機能:総会前後スケジュールを時間軸にして手順をガイドし、入出力書類を標準化・自動編集を行います。フロント業務の確度向上とばらつきを無くします。

効果:CoMS-Jは、稼動させる前に会社の業務標準を決定することが重要です。 例えば標準総会手順を定め、総会を開催するための作業期限と内容を定義し、それに則って業務を進めることにより、貴社の定めた一定以上の品質を確保します。標準を定めると、担当者毎の理事会・総会のスケジュールがカレンダーに表示され、仕事が円滑に行えるようになります。これにより、業務の標準化、適正化の対応を行います。

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CoMS-S
(マンション施設管理)

機能:マンションの清掃や点検等、管理委託契約した定期的な仕事を確実に実行します。報告書を自動編集し、迅速に報告することができます。

効果:CoMS-Sは、施設の管理委託契約の完全履行を目的とするシステムです。 定期的な作業もイレギュラーな作業も「CoMS」でしっかりと管理します。 電気や水道など、止まると業務がストップしてしまう(例:水道が止まると定期清掃ができないなど)作業を「先組」、それ以外を「後組」として二段階のスケジュール調整をします。マンションの掲示物や配布物も手厚く用意し、作業の実施から作業速報、協力会社へのお支払いまでを管理します。

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CoMS-K
(工事管理・長期修繕計画作成)

機能:日常の作業の流れの中で「使える技術データ」を「使える形」で蓄積します。マンション修繕計画策定時にはそのデータを使い、修繕計画・積立金打合せ記録も保管することができます。

効果:CoMS-Kはマンションの長期修繕計画技術力と作成体制の強化を支援するシステムです。 マンションの修繕計画の作成において、会社としての技術・ノウハウ・経験の蓄積、共有を図り、より高度で優れた計画修繕管理業務の確立を支援します。 過去履歴の参照機能や変更点の比較をしながら全社的に情報の共有を図るとともに、関連情報を手許に集約し、作業の分業化を支援します。

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CoMS-D
(マンションデータ管理)

機能:全体の基礎である共通のデータを管理します。すでに共通データベースをお持ちの場合は、その利用を優先できます。組合会計システムとの連携も可能です。

効果:CoMS-Dは、CoMSシステムを動作させるための情報の基盤となります。 業務に関わる主要な文書を体系的に格納し、情報の「引き出し」としてCoMS-J(事務管理)、CoMS-S(施設管理)から情報を参照します。日常業務の中で利用者が扱った情報の履歴が蓄積されます。

導入効果

担当者のコミュニケーション力を高め、会社全体の体制強化を支援します

トラブルの防止

フロント担当者の仕事を可視化することによって、対応漏れやトラブルを防ぎます。

生産性アップ

理事会やマンション管理員との会話を濃くし、フロント担当者が時間的、精神的ゆとりを作れるようにします。結果、フロント担当者が学習・研鑽に向かう時間が増えるので、生産性が上がります。

総合管理レベルの向上

貴社の総合管理レベルの向上に寄与し、社会の期待に応えて頂くことを目指します。

導入の進め方

システムの導入の進め方

「CoMS」は導入のための過程を重視しています。 担当者のスキルによる精度・品質のバラツキを防ぐために、「CoMS」導入前には会社標準の業務フローの整理を行います。会社標準の業務フローをプロジェクトテンプレートに定義し、このテンプレートに従って計画を立てることを徹底する事で、個々人の管理能力の向上を実現します。

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株式会社レックアイは、2018年6月18日に『IT導入支援事業者』の認定を受け、『ReCALC』『ReSFA-cloud』『BMS-cloud』『BMS-WEB』『RMS』『不動産業務ロボ』がIT導入補助金の対象製品に認定されました。ぜひこの機会にレックアイのソフトウェア、サービス導入をご検討ください。